La digitalizzazione dei documenti cartacei è un settore in grande espansione perché si tratta di una necessità che non si fa sentire solo a livello aziendale ma è una raccomandazione fatta anche dall’Unione Europea. Ma come fare a rendere digitali milioni di documenti dei quali esiste solo una copia cartacea? Attraverso l’utilizzo dei software di lettura ottica: ecco cosa sono e come funzionano.
Come è fatto un software di lettura ottica
Un software di lettura ottica è un meccanismo molto complesso che riesce a catturare i dati presenti su un supporto cartaceo o digitale e li converte in informazioni che possono essere manipolate a livello informatico. Questa operazione, che può sembrare davvero banale, in realtà richiede l’intervento di un programma specifico che deve essere realizzato attraverso l’utilizzo di tecnologie moderne, per svolgere al meglio il suo ruolo. La questione, infatti, è molto articolata in quanto si tratta di far svolgere ad un software lo stesso lavoro che solitamente è svolto da un operatore data entry, che si occupa della trascrizione digitale dei documenti, cercando allo stesso tempo di mantenere molto basso il margine di errore. Il processo è lungo e richiede grandissima attenzione.
A cosa servono e come funzionano i software di lettura ottica
La digitalizzazione dei documenti elettronici è un’attività che aiuta le aziende a risparmiare tempo nella gestione dei documenti e a mantenere un ordine maggiore nei propri archivi. L’operazione può essere svolta agevolmente attraverso questi software che si occupano di effettuare una scansione del documento, riconoscere che al suo interno sono presenti dei simboli che sono in realtà caratteri alfanumerici, verificare a cosa corrispondono e tradurli nei caratteri digitali corrispondenti, importare infine i dati in un formato che sia non solo trasportabile ma anche modificabile da parte dell’utente. Per riuscire in questa impresa così complessa, ci si avvale della tecnologia presente nei software di lettura ottica OCR che devono riconoscere non solo i caratteri alfanumerici digitali e dunque stampati ma anche quelli che sono scritti a mano e che quindi possono presentare delle diverse discrepanze fra un tipo di grafia e l’altro.
Quali sono i vantaggi nell’utilizzo dei software di lettura ottica
I vantaggi nell’utilizzo dei software di lettura ottica sono davvero numerosi. Innanzitutto il cartaceo è diventato obsoleto perché i documenti stampati rischiano di sbiadirsi nel corso del tempo, sono soggetti a deterioramento e occupano moltissimo spazio, in un certo senso aggravando anche i costi fissi dell’azienda che deve avere l’ambiente necessario per la loro conservazione. Da qui, e anche per evitare di perdere documenti nel corso degli anni, si è resa necessaria la digitalizzazione elettronica ma si tratta di un’operazione che richiede molto tempo se affidata ad una persona fisica, oltre al fatto che si tratta di un’attività ripetitiva e alienante che rischia di avere un margine di errore altissimo proprio per queste sue caratteristiche specifiche.
A chi rivolgersi per l’acquisto di un software di lettura ottica
Affinché il software di lettura ottica dia i suoi frutti, è importante che si tratti di un prodotto ben realizzato, che sia creato da specialisti del settore che conoscono le esigenze del mondo imprenditoriale. Un nome di riferimento in tal senso può essere quello della ditta Datasis Group Srl: sul suo sito aziendale Softwareletturaottica.it si possono visionare tutti i prodotti informatici realizzati in tale ambito, alcuni con un altissimo livello di personalizzazione per venire incontro alle esigenze differenti di una clientela variegata. Scegliere il prodotto più adatto non è semplice, soprattutto senza l’aiuto di un esperto e se si ha poca conoscenza dell’attività, ma un elemento che si deve sempre prendere in considerazione è quello chiamato Recognition Rate ossia la percentuale di errore che si verifica in ogni digitalizzazione elettronica.
Conclusioni
Un’azienda efficiente e moderna non può pensare di utilizzare ancora la produzione cartacea di documenti e la relativa archiviazione ma deve puntare sulla digitalizzazione. A tal fine è importante scegliere il tipo di software di lettura ottica più adatta alle proprie necessità e che abbia una bassissima percentuale di errore.
